Hal- og lokalefordeling
Hal- og lokalefordeling er en årlig proces hvor foreninger ansøger om faste tider i kommunale haller og lokaler, for den kommende sæson.
Der åbnes op for ansøgninger i Foreningsportalen, hvorefter foreningerne har et par uger til at sende deres ansøgninger til kommende sæson.
Dette plejer at være i februar, men den præcise tidsplan udmeldes altid på Foreningsportalens nyhedsside, og gennem mail.
Når ansøgningsprocessen er klaret, går konfliktløsningen i gang på de eventuelle dobbeltbookinger der kan være.
Konfliktlisterne offentliggøres på Foreningsportalen og kommunens hjemmeside. Konflikterne forventes at blive løst af de impliceret foreninger.
Kan de ikke løses af foreningerne bliver disse behandlet af Halfordelingsudvalget. I Halfordelingsudvalget sidder 3 repræsentanter fra Idrætsrådet og 2-3 fra Idrætshallerne i Halsnæs Kommune.
Når Halfordelingsudvalget har godkendt den endelige hal-og lokalefordeling, bliver denne offentliggjort.
Hvis man ikke er tilfredse med udvalgets afgørelse ved konflikterne, som foreningerne ikke selv har kunne løse, kan der indsendes en klage, der så behandles af Udvalget for Kultur, Idræt, Demokrati og Erhverv.
Når hal-og lokalefordelingen er godkendt vil tiderne blive lagt ind i systemet, hvorefter foreninger vil kunne se de ansøgte tider vil kunne ses under ”Mine bookinger” med en status på ansøgningen fx godkendt.
Efter hal- og lokalefordelingsprocessen kan der igen bookes enkelttider og serietider for kommende sæson.
Hvad er foreningens eget ansvar:
- At indsende ansøgninger inden afleveringsfristen.
- At de indsendes gennem Foreningsportalen.
- At løse eventuelle konflikter på en saglig måde.
Hvilke lokaler og haller kan der ansøges om:
Foreninger kan i hal- og lokalefordelingen ansøge om at benytte de lokaler som er synlige i systemet, når der åbnes op i Foreningsportalen.
Lokationerne er:
- Hundested Hallen
- Ølsted Hallen
- Enghave hallen
- Frederiksværk Gymnasiums hal
- Rådhussalen
- Fyrgården
- Kunstgræsbanerne
- Gubben
- Melby hallen
- Frederiksværk Hallen
- Storebjerg hallen
- Magleblik skole
- Aktivitetshuset paraplyen
- Halsnæs Medborgerhus
Alle lokalerne findes på ”Lokationsoversigten”. Men kun de lokaler på overstående lokationer der kan søges vil være at finde når der åbnes op for hal- og lokalefordelingen.
Der tages forbehold for at der nogle gange kan være renoveringer i hallerne eller lokalerne, som gør at de ikke kan bookes i enten en del af sæsonen eller hele sæsonen.
Her er det vigtigt at foreningerne så tidligt som muligt leder efter alternativer at ansøge om til hal-og lokalefordelingen.
Det er vigtigt når man bruger kommunens haller og lokaler at man overholder retningslinjerne for lån af lokaler.
Retningslinjerne til halfordelingen er:
- Foreninger indtaster selv ønsker for deres tider, til den årlige halfordeling.
- Folkeoplysende foreningers ønsker kommer før aftenskoler, private og udenbys foreninger.
- De kommunale skoler råder over tiderne fra kl. 8.00-16.00 mandag til fredag.
- Events kommer før andre bookinger.
- At lokalet er egnet til idrætten der skal dyrkes.
- Børne aktiviteter kommer før voksne i primetime, hverdage 16.00-19.00 og weekender 8.00-14.00.
- Antallet af brugere pr. time.
- Har ansøgeren haft tiden før samt erfaringen med foreningens udnyttelse af tiden.
- Traditionel indendørs idræt vægtes højere end indefodbold. Fodboldklubberne, rugby mm. Har første prioritet til kunstgræsbanerne.
Yderligere oplysninger om hal-og lokalefordeling:
Kontakt Idrætshallerne på mail: idraetshallerne@halsnaes.dk
